『ケアマネ営業』を丸ごと解説|やり方,コツ,よくある質問等(便利な管理資料付き)

ケアマネ営業を攻略しよう!

こんにちは、さしまる(@sashimaru111)です。

自分自身のケアマネ営業経験は、

  • デイサービスの管理者として6年
  • 有料老人ホームの営業職として1年

一応、在宅・施設介護サービス両方でケアマネ営業の経験があります。

今回はその経験則から「居宅介護支援事業所のケアマネージャーに対しての営業のやり方とコツ」についてアウトプットしていきます!

POINT :ちなみに自分自身の営業手法は、参考書を見て勉強とか、誰かに教えて貰ったという訳ではなく実体験ベースで積み上げて来たものなので、もしかしたら一般的な考えとは少しズレがあるかも知れません。

社内でケアマネ営業する人が自分一人だったんですよね・・・

しかし、逆に考えればオリジナリティがあるとも言えると思うので、この記事の内容は初心者向けですがもしかしたら経験者の方でも「お!このやり方・考え方は参考になるな」という部分がきっとある!はずなので一読の価値アリです(無かったら申し訳ないです)。

とにかく「あなたのケアマネ営業に役立ってくれ」という思いで持ち得る具体的なノウハウを出し惜しみなく発信していくので、初心者・経験者問わずぜひご覧頂ければと思います。

ケアマネ営業のやり方【具体的な流れ】

ケアマネ営業のやり方を具体的な流れに沿って解説していきます。

事前準備

ケアマネ営業の事前準備

まずはケアマネ営業に出る前の準備をしていきます。

大切なポイントではありますが、個人的にケアマネ営業は「件数回ってなんぼ」だと思ってるので、出来るだけサクッと済ませていきます。

居宅数を把握しエリアの作成

先にどこまでのエリアの居宅まで行くのかを決めます。

決め方はそれぞれですが、

自分の場合は、まずは同市内の居宅全てと、必ず隣接する市外の居宅も近い順で追加する感じでした。

合計で100~120件ほどの居宅数にしていきます。

もし多すぎる場合は、同市内の遠い居宅から削ります。

市外を削らないのは、地域によっては市ごとにケアマネ連絡会などの会合が開かれている場合があるからです。

市外の居宅に1件でも行けば(市外のケアマネに認知されれば)、ケアマネ同士の横のつながりによって情報が拡散される可能性があります。

Q:地域密着型サービスで市外の営業をするのは意味あるの?

A:原則は同市内の方しか利用できない地域密着型のサービスの場合でも、市外のケアマネが同市内の利用者を抱えている場合もあるので希望はあります。

そしてどうやって居宅を調べるのか?ですが、シンプルにインターネット検索をします。

「〇〇市 居宅介護支援事業所」と検索すると居宅をまとめてあるサイトが出てきます。

また、市によっては独自で(市のホームページなどで)公開している所もあります。

そして、自分の場合はそれをただ印刷して使用するだけではなく、別の管理資料にまとめて(一元管理して)いました。

ちょっと面倒なんですが、この部分をしっかりやっておけば、

  • 営業先一覧ががぱっと見で確認出来る
  • 自分の好きな情報を入れて編集出来る
  • 営業実績が残せるので分析も容易
  • もし自分が辞める場合でも後任が喜ぶ

というメリットがあり、つまり長期的にケアマネ営業をしていくという場合にはこれをしておくと非常に役に立つという事です。

ちなみに自分の場合はエクセルでした。(手書きはデータをいじれないので非推奨。)

また、最近ではスマホアプリなども出ていますが、ルート作成が容易という点で自分はエクセルを選んでいました。(どういう事かは後述します。)

もし、エクセルで作ろうかなって考えている方がいらっしゃればTwitterからDM貰えたらこの資料で良ければ差し上げますよ!

1から作るのは面倒くさいですからね。

 追記(下記からダウンロード可能としました!ご自由にどうぞ)

>>営業管理資料をダウンロードする

どちらにせよ、まずはどのエリアの居宅に行くかを決めましょう。

ルート作成(マップは不要)

営業活動を阻害する原因の一つが移動時間です。

ルート作成は移動時間を短縮する為には欠かせません。

これも作り方はそれぞれですが、

通常パターンは恐らく居宅一覧をマップに反映させて近い所を繋いでいくケースだと思います。

この方法は確実なんですが、かなり時間がかかるんですよね。(もし時間が取れればそれでOKだとは思います。)

また、先ほど言ったようにスマホでも居宅の場所情報をアプリのマップと連動させるようなものもありますが、どちらにせよ最初の登録が必要なので面倒くさい。

という事で自分がやっていたのは先ほどのエクセルの資料を使って近い居宅をまとめるやり方でした。

具体的なやり方を紹介します。

まず、エクセルのフィルター機能を使用します。

画像真ん中くらいの「〒」マーク右の「▼」を押すと、昇順・降順が選べるのでどちらかを選択します。

これでほぼ終わりです。(自分も含めて面倒くさい事が嫌いな方におすすめ。)

画像では昇順を選択しています。すると郵便番号の近い順に合わせて他の行が並び替えられています。

郵便番号が近いという事は場所も近いという事なので、並び替えた後は適当にグループを作れば、ルート完成という感じです。

この方法なら場所が大きくズレる事はないので、細かい順番は実際に回りながら微調整って感じですね。

後やる事と言えば、一番左の整理番号も変わっているので付け直したりするくらいです。

最初こそ面倒くさいですが、一度エクセルに情報を入力してしまえばこんな感じでデータを好きにいじれます。

さらに、

  • 居宅の法人情報
  • ケアマネの人数
  • 配った営業資料の詳細

などの項目も必要だと思えば追加したり出来ます。

エクセルの良い部分ですよね。

Q:1ルート何件くらいが良いの?

A:自分は最低13件にしていました。訪問件数については後ほど解説します。

営業資料(チラシ・リーフレット等)の作成

会社によっては、営業資料がすでにあるパターンもあると思います。

自分で作成する場合は、

  • 強みは実用的な文言を使用
  • 利用者の笑顔はいらない
  • 場所の情報

を意識するのが良いと考えています。

強みは実用的な文言というのは、例えば、「安心・安全の介護」「楽しい日々を」みたいなふわっとしたフレーズはいらないという事で、

それよりも、デイサービスであれば例えば「〇時まで延長可能」「リハビリ出来ます」みたいな事を伝えていくのが重要という事です。

営業資料の見栄えよりも実用的なメリットを伝える事を意識していきましょう。

また、利用者の笑顔の画像を張りまくっている営業資料も良くありますが、笑顔にさせる事はどこの事業所でも同じなので意味がないです。

それよりも特に新規の居宅で良く聞かれるのが事業所の場所・外観・内観なので、例えばデイサービスであれば簡単な地図や誰も映ってないリビングルーム・お風呂などの写真を張った方が効果的です。

ちなみに空き情報などを載せる事は自分はしていませんでした。(逆に考えれば〇曜日は埋まっているから紹介するなと言ってるような気がしてたので。)

まだ空きがありますので、お気軽にご相談ください。くらいでいいと思います。

Q:正直、アピール出来るような強みが一切ありません。

A:それでもケアマネ営業で新規は取れます。(理由はケアマネ営業のコツで後述します。)とりあえずその場合の営業資料は、場所や利用時間などのハード面の情報だけ入れておけばOKです。

ここまでが自分が実際に行っていた事前準備となります。

正直、まだやろうと思えばいくらでもありますが、個人的には「走りながら考える」スタンスをおすすめします。

どれだけ準備しても実際に営業に行ってみての気付き・改善点によって事前準備していたものが無駄になる事が経験上少なくなかったのでまずは必要最低限でアクションしていきましょう。

ケアマネ営業実践

 ケアマネ営業実践編スタート

準備が整ったら早速ケアマネ営業に行きましょう!

ここでは、実際に行うケアマネ営業の中身について解説していきたいと思います。

訪問する時間帯

訪問時間はもちろんケアマネの勤務時間に合わせる為、9時~18時が基本になります。

恐らく一般的には、朝・昼ごはん時・夕方は避けましょうみたいに言われているかも知れませんが、自分はその部分は特に気にしていませんでした。

「なんて失礼な奴だ!少しはケアマネ目線で考えろよ」と思うかも知れませんが、ケアマネの立場で考えるなら自分はケアマネは時間に限らず年中忙しいものだと思っているので、

そもそも営業自体行かない事が正解となってしまうんですよね。

であれば、時間帯云々ではなく、ケアマネの業務を邪魔しないように、短い時間で必要な情報を伝えるという部分の意識が重要だと自分は考えています。

アポの必要性

アポに関しては、アポが必要と言われる居宅以外は不必要だと考えています。

自分も最初は事前に電話でアポを取っていましたが、

  • アポを取っても当日不在だったりする
  • 電話した時点で煙たがられる
  • 双方にとって時間のロス

という点からアポ取りは辞めて直接訪問するスタイルに変えました。

営業トーク内容

すでに紹介を貰っている既存の居宅であれば、利用者の状況報告と併せて事業所の宣伝も出来るとは思いますが、

問題は完全な新規の居宅の場合ですよね。

こういった場合は非常に多くのノウハウがあると思いますが、特に初心者の場合は意識すればするほど緊張してしまうと思いますので特に準備する必要なしです。

先に言いますが、訪問して営業資料を渡せた時点で100点です。

自分を褒めてあげましょう。

何を話してもOKです。挨拶だけでも良いです。

というのも、下手に定型的な文句やその他営業ノウハウを身につけてしまった方が、ぎこちなくなり自分の持ち味が発揮しにくくなると考えているからです。

最終的にはその場のケアマネの反応などに合わせてトーク内容を柔軟に変えられるみたいなスキルを身につけるのが良いと思っているので事前にトークを作っておくのはその成長も妨げるのかなとも思っています。

しかしそうは言っても、「本当に何を言えばいいか全く分からない」という方もいらっしゃると思うので、

一応自分がデイサービスの営業をしていた時の1例を紹介します。

居宅のインターホン:近くのデイサービスの者なんですが、ケアマネージャー様はいらっしゃいますでしょうか?資料だけお渡しさせて頂こうと思いまして!

(ちなみに「ケアマネは不在です」と居留守を使われる事もあるので行けそうならインターホンに気づかないふりをして建物の中まで行ってました。)

ケアマネ:はい、なんでしょうか?

自分:近くで運営してるデイサービスの〇〇です。今日は活動内容をまとめた資料だけでもお渡し出来ればと思いまして、(資料渡す)お忙しいところ申し訳ありませんでした!

ケアマネ:あ、はいわざわざありがとうございます。

(ケアマネからの質問等があればいいのですがほぼ無い事が多いです。)

自分:現在空きがあるので、もし何かご相談頂ければすぐにご対応させて頂きます、それでは失礼いたします!

以上。(自分でも思いましたが短いですね。)

ちなみに2回目も全く同じ内容です。(基本的に1回目の訪問の事は忘れられてます。)

ケアマネの名刺の催促はしないのと、自分も名刺はあえて渡しません。(※慣れない内は挨拶時に渡すのがやはり無難です。)

あくまでも自分は、ケアマネの方から「そういえば名刺貰ってましたっけ?」と言われるまで名刺は渡さないようにしていました。

営業資料に連絡先を載せておけば事足りますし、相手が興味ない時点で自己紹介しても入っていかないからという考えです。

どちらにせよ、3回目くらいの訪問で「またですか…」と言わんばかりの苦笑いが出たら、覚えて貰ったという事なのでそこから踏み込んだ話をしてました。

そこでのトーク内容は相手の反応を見ながら合わせていきますが、もし初心者であっても3回目くらいの訪問時ではもう既にいくつもの居宅に回っている状態のはずなので、

自分でも気づかない内に話せるようになっているものです。

そうして経験を積んでいく事で、このパターンの時はこう答えるみたいな自分なりのトーク術が徐々に身についていきます。

訪問件数(質より量)

今まで紹介に繋がったケースを分析していて感じたのは、

トークが盛り上がったから紹介してくれるみたいな事はあまりないという事です。

営業に行った時は何のアクションもなかったようなケアマネからも案外紹介を貰っていました。

(めちゃくちゃつまらなそうに話聞いてたじゃん・・・みたいな)

つまり、1件の質にこだわるよりも、2件、3件と足を運んだ方が紹介に繋がる可能性が高いという事です。

だからこそ、「上手く話せなかったな」とか後悔する必要はなく、とりあえず次という感じで切り替えてOKだと思います。

では、1日だいたい何件くらい訪問するのがベストなのかという事になりますが、

自分の場合、丸1日使える日はケアマネ不在の所も含めて最低13件と決めていました。

なぜその件数なのかという点ですが、営業に専念出来るとすると1日13件なら1ヶ月でだいたい300件程回れます。

回るエリアの全居宅が100件だとすると、1件につき1か月で3回行ける事になります。

この1か月で3回行くという事をしたくて(その理由は後述します)少しハードルは高いんですが、頑張って1日13件回っていました。

しかし、ハードルは高いと言っても自分の場合、1件1件が短いトークなので全然余裕で回れる感じでした。

どちらにせよ、出来るだけ多くの件数回る事をおすすめします。

事業所に戻ったらする事

そして、ケアマネ営業が終わって事業所に戻ったら、

営業して収集したデータを営業管理資料に反映させます。

自分の場合は、

  • 訪問実績に日付を入力
  • ケアマネの反応を簡単に入力
  • 何か特別な事があれば備考を入力

を記録していました。

時間がある方はさらに具体的な内容も入れてもいいかも知れません。

ケアマネ営業のコツ

ケアマネの営業の部分的なコツについて紹介していきます。

同じ居宅には月3回訪問がベスト

体感的に1か月の内に3回訪問すると、何かしらの問い合わせがある事が多いと感じています。

POINT:もし週1回や2回しか営業に出れないという方がいらっしゃれば、全居宅をまんべんなく回るよりもピックアップした居宅何件かを集中的に回った方が短期的な結果が得られる可能性が上がると思います。

ちなみに、紹介の件数は問い合わせの件数に比例すると考えています。

例えば、空き状況に関する問い合わせはもちろん「利用時間ってどんな感じですか?」みたいなものでも、大体はその裏に紹介したい利用者がいると思って間違いないです。

ですので、自分は紹介に繋がらないような問い合わせでも結果の一つと捉えてモチベーションを保っていました。

出来たら「もしかして紹介先探していますか?」とこちらから聞いてみても良いと思います。

目立った売りがない場合のアピールポイント

結論から言うと、

  • 頼みやすい
  • 即対応
  • アフターフォロー

を売りにしていけばOKです。

なぜそう言えるのか、自分の考え方を紹介します。

デイサービスを例に挙げますが、経験上ケアマネが紹介する時には次のような優先順位があったと感じていました。

 ケアマネが紹介する優先順位

1番、王道の紹介先
2番、1が満員だった時の紹介先
3番、1と2では叶えられない利用者の要望に対応可能な紹介先

つまり重要なのは、デイサービスといえば「〇〇さんの所だ」という感じでケアマネがデイサービスを紹介する際の優先順位トップになる事です。

POINT:ちなみにケアマネは数多くある介護サービスから利用者に適したものを紹介する必要があります。したがってケアマネは各介護サービス毎、基本パターンの場合にまず紹介するような王道の紹介先を決めているのだと考えています。

なぜなら、いくらケアマネでも人なので、全ての介護サービス毎にいくつもの事業者を把握するのは難しいからです。

そして、経験上そうなる為に必要な要素はハード面的な強みではなく、

人柄的な部分が重要だと感じています。

頼みやすかったりする事はもちろん、

ケアマネがすぐに利用者に連絡が出来るように、こちらも即対応を心掛けたり、紹介してもらった後の利用者についてのこまめな報告などを徹底する事で、

この順位は徐々に上がっていきます。

もちろん、強みがある事によって、上記の3のようなケースの紹介を貰う事は出来ますが、1の紹介量には届きません。

つまり強みが無くても気持ちさえあれば人で差別化出来ます。

Q:順位が上がってるか確認する方法はあるの?

A:既存のケアマネからの紹介は指標の一つだと思います。

ポスティングはほどほどに

シンプルに一般宅のポスティングは効果が薄いです。

デイサービス、有料老人ホームの営業を経験してきましたが、基本的に介護が必要な方は、

デイサービス⇒ケアマネ

有料老人ホーム⇒ケアマネorソーシャルワーカーor紹介センター

が既に付いている事が多いので、個人でアクションするケースは滅多にないです。

また、個人でアクションする方は、ポスティングのチラシを見る前にインターネットで検索をしたりしている方が多いのでポスティングは状況と合ってません。

目立つようなアピールポイントがあれば別ですが、そうでなければしなくても良いくらいだと思います。

自分も効果が薄い事に気づくまではかなりポスティングはしていた方なのですが、

1000部配って問い合わせ0件とか普通だったので、心が折れました。

あくまでも個人的な感想ですが、おすすめは出来ません。

ケアマネ営業のよくある質問

ケアマネ営業のよくある質問

ここでは、ケアマネ営業についてのよくある質問について経験ベースで回答していきます。

ケアマネが忙しい月初と月末の営業は控えた方が良いの?

自分の場合は、構わず営業に行ってました。

先ほども言いましたが「その時期はケアマネが忙しいから控えよう」という考え方だと、自分はケアマネは年中忙しいものだと思うので、そもそも営業に行けなくなってしまうんですよね。

しかし、時間は短く。を心掛けていました。

もちろん「忙しい」と言われたり顔に出ていれば即引き下がりますが、長くならないというニュアンスが伝われば数分は話を聞いてくれます。

むしろ「月中だからケアマネは忙しくない」みたいに考えてダラダラと話す人の方がよっぽど失礼だと思います。

ちなみに、外から居宅を見てケアマネが対応中であれば、そこはパスしていました。

せっかく行ったからとケアマネの対応待ちをするのは、おすすめ出来ません。

服装はスーツが正解?

スーツは間違いはありませんが、正解でもない気がします。

やはりどうしても堅苦しいイメージがありますもんね。

ちなみに自分的には「現場にも入ってます」というイメージも持ってほしかったので、完全なスーツではなく、ウインドブレーカーみたいな作業着を羽織る形にしていました。

これはちょっとした小技なんですが、

自分は毎回同じ色の作業着(黄色の蛍光色)を着ていましたが、いつもそれを着ていると色の印象で覚えて貰える事があります。

裏で「またあの黄色い奴来たのかよ」とか言ってもらえたら勝ち。

心が折れそうな時はどうしたら良いの?

全てのケアマネが快く話を聞いてくれれば良いのですが、相手も人なので、やはり忙しかったりすると門前払いなどを食らうケースなども中にはあるのも事実です。

自分自身もそれがまだ1日1回とかなら良いのですが、連続で続いてしまったりすると心が折れそうになります。

まずは「そんな事は誰にでもある」と考える事が重要です。

そして、気持ちが沈んで上手く話せそうになかったら、ロボットのように定型文を述べるだけでも良いと思います。

それでも効果はありますし、無理に話そうと考える必要はありません。

また、もしそれすらもキツいと思うのなら、極端な話サボるのも手だと思います。

長い目でケアマネ営業をする場合、例え1日捨てようともそこまで影響しませんからね。

むしろ捨てるという表現よりも「英気を養う」と言うべきですね。

辛い営業を頑張ってるあなたは偉いです!

適度にリフレッシュしつつやっていきましょう。

最後に:ケアマネ営業は大変だけど力は付く!

ここまでケアマネ営業の流れやコツなどを紹介してきましたが、改めて考えてみてもやはりケアマネ営業は大変だと思います。

話についていく為の勉強(介護保険の事とか)はもちろんの事、いざ営業に出てみても地図上ではあるはずの居宅はなかなか見つからないし、駐車場は無いし(これが地味にキツかった)。みたいな小さい事も含めると本当に様々な障壁がありますよね。

しかし、そんなケアマネ営業を頑張っていく事でたくさんのスキルが身に付くとも考えています。

  • 分析力
  • プレゼン能力
  • コミュニケーション能力
  • 相手の求めている事を察する能力
  • 介護に関する知識

など、これらはあなたのビジネスマンとしての市場価値アップにも繋がってきます。

そういった点でもケアマネ営業の経験は決して無駄にはならないでしょう。

陰ながらあなたのケアマネ営業が上手くいく事を祈っています。

という事で今回は以上になります。

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